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Googleドライブをオススメする理由とその使い方【クラウドサービスに慣れよう】

GAFA 働き方

電話猫「どうしてスマホやPCの容量はすぐに一杯になるのですか?一杯になったらどうすればいいんですか?」

スマホやPC、最初から保存容量の大きなもの(HDDやSSDの○○GBまたは○○TBと言ったようなもの)を買えば良いのですが、容量が大きい=高価なため、ためらってしまう気持ちもよくわかります。

ですが、ぶっちゃけ今の時代、ご自身のスマホやPCだけにデータを保存しておくという行為は、時代遅れです。

なぜなら、世の中は様々な「クラウドストレージサービス」が普及しており、ご自身の端末(スマホやPCといった、ネットや他の機器と通信を行う機器を指す)のみに依存していると「生産性低下」に陥る可能性が大です。

【クラウドについて】スマホやPCのデータをインターネット上に保管して、単独の端末だけではなく、スマホ・PC・タブレットなどのあらゆる端末で自分のデータにアクセスできる場所=クラウド(データのサイズによって形が変わり、ネット上を漂う「雲」のようなもの)と考えてみて下さい。

クラウドストレージサービスについては、これからを生きる人にとって、老若男女関係なく「概念や使い方を知っておくべきもの」であると断言できます。

本記事では、クラウドストレージサービスを知るため・慣れるための第一歩として、私自身も愛用している「Googleドライブ」を例に、オススメする理由と使用方法について解説します。

目次

  • クラウドストレージをGoogleドライブにする理由
  • Googleドライブの基本的な使い方【スマホでもPCでも】

クラウドストレージをGoogleドライブにする理由

クラウドストレージの概念

まず最初に、

  • なぜGoogleドライブなのか
  • Googleドライブのメリット・デメリット
  • Googleドライブの使い方

上記の解説をします。

なぜGoogleドライブなのか

クラウドについては様々なサービスがありますが、Googleドライブを強くお勧めします。

理由として、

  • 無料なのに、15GBの容量を使用可能
  • Googleアカウントでドライブの他のサービスも使用可能
  • Googleという信頼性

上記の通り。
もう少し、解説します。

無料で15GBはGoogleだけ

無料で使用できるクラウドサービスでは、大抵5GB程度ですが、Googleドライブは15GBを使用可能です。

3倍ですよ。圧倒的ですね。

有名どころとの比較表は、下記のとおりです。

クラウドサービス名 運営者 容量(無料)
Googleドライブ Google 15GB
Amazonドライブ Amazon 5GB
iCloud Apple 5GB
OneDrive Microsoft 5GB
Dropbox Dropbox 2GB

Googleのドライブ以外のサービスも使用可能

例えば、Googleにはドライブの他、「ドキュメント・スプレッドシート・スライド」といったMicrosoft Officeと謙遜のないサービスを無料で利用できます。

もちろんその他にも様々なサービスがあり、使用可能です。

使用したサービスの一部は自動的にGoogleドライブにデータ保存され、1つの端末に依存しない使用が可能です。

また、誰しも1度は見たことがあるであろうYouTubeもGoogleサービスの一つであり、チャンネル登録やコメント記入のためGoogleアカウントを既に所有されている方が多いと考えています。

Android端末を所有されている方もGoogleアカウントはお持ちでしょうか。

Googleアカウントを所有している方が多い=ドライブをすぐ使用可能であり、導入の敷居が低目であるとも考えています。

Googleという信頼性

Googleという圧倒的な世界的企業の信頼性は、大きな強みです。

Googleは、インターネットが滅びない限り倒産することはないでしょう。ですがそれはまずあり得ないと考えます。

Googleドライブというブランドの安定力・信頼性は高いと考えています。

このような観点から、総合的に、Googleドライブをお勧めしています。

Googleドライブのメリット・デメリット

メリット、デメリットは下記の通り。

メリット

  • 無料で使用可能。
  • クラウドに保存する=端末の容量を削減できる。
  • 端末に依存しないため、あらゆる端末でアクセス可能
  • 他社サービスとの親和性が高い
  • 他人と特定のデータ共有も可能

デメリット

  • クラウドにも容量の上限がある
  • インターネットに接続できる環境が必要

上記の通り。
端末(スマホやPC)の中に直接データを保管しなくて良いため、端末そのものに保管する容量が軽減されます。

クラウドを十分に活用できれば、スマホは一番小さな容量(iPhoneであれば64GB)でも不自由することはありません。

ただし、クラウドにアクセスするにはインターネット回線(Wi-Fiなど)が必須なため注意です。

それだけが、原状のデメリットでしょうか。

なお、

「保存するなら外付けHDDなど外部機器に移行することでも良いのでは…」

とお考えの方もいらっしゃるかもしれませんね。

ですが、クラウドのデータ容量上限という制約を抜きにして、

  • 都度、パソコンなどと接続してデータのやり取りをする
  • 外付けHDDが破損すると、データがオシャカになる
  • 必要な時に、外付けHDDが手元にあるとは限らない

など、不便なことも多いはず。

外付けHDDではなく、SDカードやUSBメモリくらいの大きさならまだマシかもしれませんが、小さすぎると紛失するリスクもありますね。

それならいっそ持ち歩かない方が楽ですよね。
クラウド(雲)のように、常に自分の近くを漂わせ、必要の都度ダウンロード・アップロードする方が効率的だと考えます。無料ですし。

これから先、通信回線が5G化するとクラウドへのアクセスは一瞬になり、ますますその恩恵は強くなると想定します。

「クラウドサービス」に慣れておくためにも、馴染みやすいGoogleドライブを、今からちょっとでも試してみることをお勧めします。

Googleドライブの基本的な使い方【スマホでもPCでも】

パソコン画面に表示されたウェブサイト

では、Googleドライブを実際に使ってみましょう。

その前に、まだGoogleアカウントを所有していない場合は、アカウント作成・開設から始めましょう。

Googleアカウントの作成方法

Googleのアカウント作成は、こちらから可能です。

» Googleアカウントヘルプ:Googleアカウントの作成

  • 姓名の記入
  • 希望するユーザー名(アカウント名)
  • 自分で決めたパスワード

を入力して、ガイドの通り従っていけばアカウントが開設されます。

なお、アカウントは、○○@gmail.com(○○=ユーザー名)のように、メールアドレスで管理されます。

メールアドレスとパスワードの2つを絶対に忘れないよう、注意です。

Googleドライブにアクセスしてみよう

無事にGoogleアカウント開設に成功したら、ログインをして、Googleで「Googleドライブ」と検索してみましょう。

なお、こちらからもアクセスできます。
「パーソナル」から「Googleドライブにアクセス」をクリックすると、ご自身のGoogleドライブにアクセス可能です。

アクセス例(PCより)

Googleドライブアクセス例(PC)

このような感じです。例えば私の場合、料理レシピや家計簿のデータなどを保管しています。

アクセス例(スマホ:iPhoneより)

Googleドライブへのアクセス(iPhone)
同じドライブにスマホ(iPhone)でアクセスしてみました。このように、クラウドに保管していればPCスマホといった端末に依存せず、あらゆる端末でクラウド内のデータにアクセス可能です。

なお、端末に依存しない=WindowsでもMacでも、AndroidでもiOSでも、Googleドライブにアクセスできるものならどんな端末間でもやりとりが可能です。

なのでPC買い替えする時など、

バックアップをクラウドへ→買替後、データをダウンロード

のようなやり方もできます。

データのアクセス方法・アップロード方法

アクセスは上記の通りGoogleドライブを開き、ドライブ内のデータをクリックするだけです。

データのアップロード方法は、

  • PCの場合:ドライブを開いたページにデータをドラッグ&ドロップ。または、右クリックにて「ファイルのアップロード」を選択
  • スマホの場合:画面下部に表示されている「+」マークをタップし「アップロード」を選択

これだけです。直感的にわかるかと思います。

PCだと、下記のとおり。
Googleドライブの使い方(アップロード)

スマホだと、以下のような窓が出てきますので、指示に従い操作しましょう。

フォルダを作成することも可能

ドライブ内をデータ種類ごとに整理したい時などは、

  • PCの場合:ドライブを開いたページにて右クリックし「ファイルのアップロード」を選択
  • スマホの場合:画面下部に表示されている「+」マークをタップし「フォルダ」を選択

その他の基本操作はおのずと慣れていくでしょう。まずは、色々操作してみることをおススメします。

15GBでは足りない場合

月額制の有料版となりますが、Googleドライブの場合、月額250円からクラウドストレージ容量を増やすことが可能です。

  • 端末の保存容量が多いもの
  • 同型の端末を保存料が少ないもの+クラウド容量

今後様々な端末を購入する場合、上記のうちどちらがお得なのか、ご自身のデータ取扱量と比較し、ご検討してみることをお勧めします。

【参考】サポートされているファイル形式

ドライブにはあらゆる形式のファイルが保存できます。
Googleドライブでプレビューできる一般的なファイル形式は次のとおりです。

一般的なファイル
* アーカイブ ファイル(.ZIP、.RAR、tar、gzip)
* オーディオ形式(MP3、MPEG、WAV、.ogg、.opus)
* 画像ファイル(.JPEG、.PNG、.GIF、.BMP、.TIFF、.SVG)
* マークアップ、コード
(.CSS、.HTML、.PHP、.C、.CPP、.H、.HPP、.JS、.java、.py)
* テキスト ファイル(.TXT)
* 動画ファイル
(WebM、.MPEG4、.3GPP、.MOV、.AVI、.MPEGPS、.WMV、.FLV、.ogg)
Adobe ファイル
* Autodesk AutoCad(.DXF)
* Illustrator(.AI)
* Photoshop(.PSD)
* Portable Document Format(.PDF)
* PostScript(.EPS、.PS)
* Scalable Vector Graphics(.SVG)
* Tagged Image File Format(.TIFF) – RGB .TIFF 画像で最適
* TrueType(.TTF)
Microsoft ファイル
* Excel(.XLS、.XLSX)
* PowerPoint(.PPT、.PPTX)
* Word(.DOC、.DOCX)
* XML Paper Specification(.XPS)
* パスワードで保護された Microsoft Office ファイル
Apple ファイル
* エディタ ファイル(.key、.numbers)

大抵のデータは保存可能ですね。

オススメ使用例

  • 仕事で使用する資料やカタログなどあらゆる紙媒体資料をPDFなど電子データに変換し、クラウドに格納する。
  • 外出先で確認したり、客先に提示したりする→紙媒体でファイル何冊分も持つ必要なし、スマホやタブレット、PC1台で持ち歩き可能

例えば上記の通り。

仕事の資料を取りに行くためにわざわざ会社に戻る時間がもったいないですね。クラウドからデータをダウンロードしすれば数秒で済む話です。

特にプレゼンなどでは、あらゆる事態を想定のうえ、大量の追加資料をクラウドに準備しておけばいざという時に役立ちます。

クラウドにはどのようなものを保管してもOKですが、使用方法が定まっていない方は、上記のような使い方はいかがでしょうか。

まずは基本操作に慣れてみよう

Googleドライブには、個人的に使用するためのこれまでの操作方法のほか、他者とのデータの共有などさらに便利な使用方法もあります。

ですが今回は「クラウドを使用して、慣れみる」というコンセプトのもと、この辺りの基本的な操作に留まり紹介を終えたいと思います。

  • Googleドライブにデータをアップロードしてみる
  • PCでデータを閲覧・ダウンロードしてみる
  • スマホでもデータを閲覧・ダウンロードしてみる

上記を繰り返しているうちに、「クラウドストレージ、めっちゃ便利やん…」と気づいていただけると考えています。

一つの端末にデータを保管し続けた場合に、その端末が急に無くなる(紛失・破損)リスクを想定しつつ、徐々にいろんなものをクラウドに移行してみましょう。

別記事にしようと考えておりますが、クラウドストレージの利用=生産性向上=働き方改革にもつながります。

単純に「便利」という枠を超え、様々な可能性が眠っているクラウド。
その導入として、今回はGoogleドライブを紹介しました。

もちろんGoogleドライブ以外のクラウドサービスをご利用になっても問題はありません。ご自身の肌にあったサービスをご利用してみてはいかがでしょうか。

まだ利用したことがない方がいらっしゃいましたら、是非一度ご利用してみてみてはいかがでしょうか。

将来、ますますクラウドストレージサービスは主流になってくることは間違いありません。

早めに慣れておくことが、あなたの人生の可能性を早くから広げてくれるでしょう。